Có thể thấy, quy định chụp ảnh với công chứng viên nhằm hạn chế giả mạo, rủi ro tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các giao dịch dân sự, thương mại và hệ thống pháp luật hiện hành đã có những có những quy định kiểm soát và xử lý rủi ro việc bị lộ lọt hình ảnh, thông tin chụp ảnh khi công chứng…
Ảnh minh hoạ
Qua tham chiếu Điều 50 Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ ngày 1/7/2025) và Điều 46 Nghị định104/2025/NĐ-CP có quy định bắt buộc chụp ảnh công chứng viên và người ký văn bản công chứng. Qua đó, được xem là bước đột phá trong việc hoàn thiện các quy định của pháp luật nói chung và hoàn thiện pháp luật về công chứng nói riêng trong bối cảnh hiện nay, nhất là khi đất nước đang trong giai đoạn chuyển mình nhằm bước sang kỷ nguyên mới, kỷ nguyên vươn mình của dân tộc thì việc hoàn thiện các quy địnhcủa pháp luật về công chứng sẽ góp phần đảm bảo cho các giao dịch được diễn ramột cách khách quan, minh bạch, đúng luật, hạn chế tranh chấp xảy ra, từ đó góp phần ổn định về giao dịch dân sự, kinh tế, tạo tiền đề thuận lợi trong việc hoàn thành các mục tiêu chung mà Đảng và Nhà nước đã đề ra.
Ở góc độ của người dân và doanh nghiệp, việc chụp ảnh công chứng viên và người ký văn bản công chứng là thực sự cần thiết để tránh những trường hợp tranh chấp xảy ra trên thực tế, giúp các bên tham gia giao dịch yên tâm hơn khi đã có bằng chứng trực quan. Cạnh đó, việc chụp ảnh chỉ để lưu trữ trong hồ sơ công chứng, không công khai hình ảnh của khách hàng. Đồng thời, hồ sơ công chứng và tổ chức, cá nhân hoạt động nghề nghiệp phải bảo đảm tính bảo mật, trong những trường hợp nếu các thông tin, hình ảnh cá nhân của người dân trong quá trình giao dịch mà bị rò rỉ xuất phát từ lỗi chủ quan của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thì chắc chắn sẽ có chế tài xử lý về việcnày.
Ngoài ra, có rất nhiều các trường hợp hiện giả danh, lừa đảo chiếm đoạt tài sản xảy ra với thủ đoạnngày càng trở nên tinh vi hơn, các đối tượng lừa đảo còn có nhiều cách thức để qua mặt công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thì việc bắt buộc phải chụp ảnh đối với công chứng viên và người ký văn bản công chứng được xem là biện pháp hữu hiệu để giải quyết tình trạng này. Điển hình, các đối tượng lừa đảo sẽ không dám chụp ảnh để lưu trữ trong hồ sơ, qua đây sẽ làm phát sinh các dấu hiệu bất thường từ phía người yêu cầu và bản thân công chứng viên thông qua đó sẽ cẩn trọng và có nhiều cách thức xử lý tốt hơn nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên trong quá trình giao dịch
Ở góc độ của tổ chức công chứng và công chứng viên, ngoài việc phòng ngừa có thể xảy ra tranh chấp khi các bên thực hiện việc giao dịch trên thực tế, việc chụp và lưu giữ hình ảnh của công chứng viên và người ký văn bản công chứng sẽ giúp phòng ngừa rủi ro cho chính công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Bởi khi khách hàng từ chối việc công nhận chữ ký trong giao dịch hoặc thực hiện việc tố cáo, tố giác công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng trong quá trình thực hiện việc công chứng giao dịch thì hình ảnh đã lưu giữ tại hồ sơ công chứng được xem là một trong nhữngtài liệu, chứng cứ để giải quyết khi có vấn đề tranh chấp xảy ra, bảo đảm về mặt pháp lý cũng như hạn chế rủi ro cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
Cùng với đó, với việc lữu trữ hình ảnh cũng là cơ sở, để các cơ quan có thẩm quyền căn cứ dễ dàng điều tra, xử lý đối với các hành vi vi phạm pháp luật khi có các vấn đề xâm phạm về quyền và lợi ích hợp pháp xảy ra, đây cũng là cơ sở để giúp hạn chế, phòng ngừa được rủi ro về trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
Mặc dù vậy, để các quy định liên quan đến việc chụp ảnh của công chứng viên và người ký văn bản công chứng đi vào thực tế đời sống đạt nhiều hiệu quả cao hơn nữa thì cơ quan có thẩm quyền cần tiếp tục có những văn bản hướng dẫn về quy định này, nhất là đối với những trường hợp bị hạn chế chụp ảnh trong quá trình giao dịch như: Người đang bị tạm giữ, tạm giam, chấp hành án phạt tù… hoặc cáctrường hợp liên quan đến công vụ và người ký văn bản công chứng thuộc lực lượng vũ trang hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác khi đã có những quy định về nội bộ về việc cấm ghi âm, ghi hình…Trong trường hợp này, pháp luật cần có những hướng dẫn để khi áp dụng quy định về chụp ảnh của của công chứng viên và người ký văn bản công chứng được thống nhất, phù hợp, đạt hiệu quả cao trên thực tế.
Qua tham chiếu Điều 50 của Luật Công chứng 2024, người yêu cầu công chứng, người làm chứng,… phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên và được chụp ảnh, lưu trữ trong hồ sơ công chứng. Điều khiến người dân lo ngại nhất là việc lộ lọt hình ảnh, thông tin khi chụp ảnh.
Trong bối cảnh các hành vi giả mạo chữ ký, ký thay, lừa đảo trong giao dịch dân sự ngày càng tinh vi, việc ghi nhận hình ảnh tại thời điểm ký kết là một bằng chứng trực quan, giúp xác thực rõ ai là người thực sự tham gia giao dịch. Từ đây, tính ràng buộc pháp lý của văn bản công chứng cũng được củng cố mạnh mẽ hơn. Đồng thời, quy định này cũng có thể giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm của người ký – nhất là trong những văn bản quan trọng như ủy quyền, chuyển nhượng nhà đất, hợp đồng vay mượn tài sản…
Ngoài những ưu điểm nêu trên, quy định chụp ảnh bắt buộc cũng bộc lộ không ít bất cập. Điển hình có hai yếu tố cần cân nhắc:
Đầu tiên, đối với hành chính, yêu cầu này làm phát sinh thêm một bước trong quy trình công chứng, khiến thời gian xử lý hồ sơ có nguy cơ kéo dài, đặc biệt tại những văn phòng có lượng người đến công chứng lớn. Việc đầu tư thiết bị chụp ảnh, lưu trữ và quản lý dữ liệu hình ảnh cũng làm tăng chi phí vận hành, mà cuối cùng có thể đổ lên vai người dân thông qua phí dịch vụ.
Kế đến, không thể xem nhẹ vấn đề quyền riêng tư bởi dữ liệu hình ảnh cá nhân lại thuộc nhóm thông tin nhạy cảm theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, cần được bảo vệ nghiêm ngặt, tránh rò rỉ hoặc bị sử dụng sai mục đích.
Từ thực tế, hệ thống công chứng hiện nay đã có các phương thức xác minh như kiểm tra giấy tờ tùy thân, đối chiếu mẫu chữ ký, sự hiện diện trực tiếp của công chứng viên. Các vụ việc gian lận chủ yếu xảy ra không phải do thiếu hình ảnh, mà do lỗ hổng trong xác minh giấy tờ giả, hoặc do sự thiếu cẩn trọng của một số công chứng viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, thay vì đặt nặng việc chụp ảnh, cần tập trung tăng cường trách nhiệm nghề nghiệp và quyền truy cập cơ sở dữ liệu dân cư cho các văn phòng công chứng – như đã được quy định tại Điều 42 và Điều 66 của Luật Công chứng hiện hành.
Trong thời điểm cải cách hành chính đang được đẩy mạnh với mục tiêu “rút gọn – nhanh gọn – hiệu quả”, việc bổ sung thêm một thủ tục như chụp ảnh bắt buộc dễ tạo cảm giác đi ngược xu hướng, nếu không được thực hiện một cách đồng bộ và hợp lý. Nhằm giải bài toán này, giải pháp nằm ở cách triển khai chứ không chỉ ở nội dung luật. Việc chụp ảnh cần được tích hợp vào hệ thống phần mềm, tự động hóa lưu trữ, mã hóa và gắn kèm hồ sơ điện tử – thay vì thực hiện thủ công gây phiền hà. Nhà nước nên ban hành hướng dẫn kỹ thuật cụ thể, hỗ trợ chuyển đổi số cho các văn phòng công chứng.
Trong thời đại phát triển công nghệ như vũ bão, khi các hành vi rò rỉ dữ liệu cá nhân, lạm dụng hình ảnh để lừa đảo, mạo danh ngày càng phổ biến, việc chụp ảnh và lưu trữ hình ảnh công dân cần được quản lý cực kỳ nghiêm ngặt.
Tại điểm e, khoản 2, Điều 18 Luật Công chứng 2024 có nêu rõ nghĩa vụ của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng trong việc giữ bí mật thông tin yêu cầu giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác.
Trong khi đó, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2023 – có hiệu lực từ ngày 1/7/2024 – cũng coi hình ảnh cá nhân là dữ liệu nhạy cảm, và bắt buộc phải được bảo vệ nghiêm ngặt, không được thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ trái phép nếu chưa được người dân đồng ý. Vi phạm có thể dẫn đến xử phạt hành chính, bồi thường dân sự, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu hậu quả nghiêm trọng.
Như vậy, việc chụp ảnh khi công chứng, theo quy định mới tại Luật Công chứng 2024, là một chủ trương đúng đắn, nhằm tăng cường tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch. Quy định này giúp ngăn chặn các hành vi giả mạo, lừa đảo, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các giao dịch dân sự, thương mại trong bối cảnh hiện nay. Mặc dù quy định chụp ảnh trong quá trình công chứng có thể làm dấy lên những lo ngại nhất định, hệ thống pháp luật hiện hành đã có những cơ sở để kiểm soát và xử lý rủi ro này. Vấn đề còn lại nằm ở cách thực thi và giám sát – đảm bảo rằng mọi văn phòng công chứng đều thực hiện đúng nghĩa vụ bảo mật, lấy niềm tin của người dân làm nền tảng hoạt động…
TS. Hồ Minh Sơn – Viện trưởng Viện Nghiên cứu Thị trường – Truyền thông Quốc tế (IMRIC); Giám đốc Trung tâm tư vấn pháp luật Toàn Tâm (TTLCC)
